Проведение служебного расследования: порядок действий

Проведение служебного расследования требует установления детального порядка действий, который обеспечит объективность и полноту процесса, а также соблюдение прав всех участников. Ниже приводится типичный сценарий организационно-процессуальных действий, касающихся проведения служебного расследования.

Трудовой кодекс РФ не включает понятие "служебное расследование". Тем не менее, законодательство предоставляет работодателю возможность наказывать работников за нарушение дисциплины или совершение аморальных поступков, а также привлекать их к материальной ответственности при нанесении ущерба имуществу организации. Работодатель обязан следовать нормам трудового права, в том числе и при проведении внутреннего служебного расследования. Применение конкретных статей Трудового кодекса зависит от характера нарушения, совершенного работником.

Если работник нарушил трудовую дисциплину, внутренний распорядок или должностные обязанности, то применяются положения гл 30 ТК РФ, в которой определяется процесс наложения дисциплинарных взысканий. При проведении таких расследований руководствуются статьями 192 – 195 ТК РФ. В случаях, когда выявлен причиненный значительный ущерб имуществу или материальным ценностям работодателя, расследование проводится согласно положениям гл 39 ТК РФ, устанавливающей материальную ответственность работников.

Не удастся провести служебное расследование в рамках Трудового кодекса для работников, совершивших аморальный поступок, если они не задействованы в образовательной или воспитательной деятельности. Согласно пункту 8 части 1 статьи 81 ТК РФ, за такие поступки можно уволить работников только если их деятельность связана с воспитанием — например, педагогов, логопедов, тренеров, руководителей детских кружков и аналогичных должностей.

Процедура расследования требует значительных усилий и высокой степени ответственности. Прежде всего, руководитель должен создать комиссию согласно ст 247 ТК РФ. Основная задача этой комиссии заключается в выяснении обстоятельств инцидента и принятии решений по наказанию на основании собранных данных. Дополнительные задачи членов комиссии зависят от природы происшествия. Например, если дело связано с повреждением имущества компании, то необходимо установить:

• непричастность работника к материальной ответственности на основе первого абзаца пункта 4 постановления Пленума Верховного суда РФ № 52;
• степень виновности работника;
• причинно-следственную связь между действиями работника и проступком;
• наличие прямого ущерба для работодателя.

Комиссия должна состоять минимум из трех членов, представляющих разные отделы компании. Все члены комиссии должны быть экспертами в своих областях и обладать профессиональной квалификацией. Действия должны быть аккуратными, чтобы не нарушать права сотрудников. Обычно в комиссию входят представители службы внутренней безопасности, юристы, бухгалтеры, технические специалисты и так далее. Руководитель также может участвовать в работе комиссии.

Обычно работодатель самостоятельно разрабатывает форму акта служебного расследования. К примеру, когда оформляется акт служебного расследования ДТП на предприятии, образец утверждается самим работодателем. Однако, например, форма акта о расследовании группового несчастного случая (будь то легкий, тяжелый несчастный случай или с летальным исходом) утверждена официально (форма № 5 из приложения № 2 к приказу Минтруда от 20.04.2022 № 223н) и должна быть строго использована.

Акт служебного расследования готовится комиссией. Соответственно, перед началом расследования издается приказ о его проведении и назначении специальной комиссии. Работодатель утверждает количество членов комиссии и её состав.

Число экземпляров актов служебного расследования также определяется работодателем. Обычно отдельные копии передаются заинтересованным сторонам расследования и тем, чьи интересы были затронуты. Например, это может быть страховая компания. Дополнительно акт может быть необходим, если материалы расследования направляются в правоохранительные органы.

Порядок проведения служебного расследования регламентирует процедуру и устанавливает последовательность действий работодателя при возникновении инцидента, требующего внутреннего рассмотрения по вине сотрудника. Рассмотрим стандартный алгоритм действий при проведении служебного расследования:

Шаг 1. Зафиксируйте нарушение, совершенное работником (например, нанесение материального ущерба).
Подтверждением нарушения могут служить: акт инвентаризации, акт о причинении ущерба, служебная записка от непосредственного начальника, отчет о внутренней или внешней проверке, претензия от клиентов или деловых партнеров и т.п. Обратите внимание: срок проведения служебного расследования начинается с момента фиксации нарушения или с момента, когда о нем стало известно руководителю. Этот срок составляет один месяц (согласно ст. 193 ТК РФ).

Шаг 2. Издайте приказ о служебном расследовании и сформируйте комиссию для его проведения (или для определения размера ущерба и выяснения причин его возникновения, а также виновных лиц).
В приказе необходимо указать председателя комиссии. Всех упомянутых в приказе лиц, включая членов комиссии, ознакомьте с документом под подпись. Комиссию формируют из сотрудников, обладающих компетенциями, необходимыми для рассмотрения конкретного нарушения или ущерба. Например, если служебное расследование связано с утечкой конфиденциальной информации или разглашением коммерческой тайны в электронной переписке, в состав комиссии целесообразно включить непосредственного руководителя, администратора корпоративной сети или IT-специалиста, начальника службы безопасности, юриста компании и т.д. Комиссия выявляет обстоятельства случившегося, беседует со свидетелями, собирает и анализирует факты и доказательства. Однако полномочия комиссии ограничены законом — члены комиссии не имеют права следить за сотрудниками, прослушивать их разговоры, проводить оперативно-розыскные мероприятия и т.п., если это не предусмотрено внутренними нормативными актами. Комиссия также не может просматривать электронную переписку персонала без соответствующих разрешений.

Шаг 3. Требуйте от работника письменные объяснения.
Работодатель не вправе проводить служебное расследование без письменных объяснений от сотрудника. Уведомление о необходимости предоставить объяснительную записку оформляется письменно. В случае отказа сотрудника от дачи объяснений, уведомление зачитывается ему вслух в присутствии, как минимум, двух свидетелей. Факт отказа документируется соответствующим актом, с которым сотрудника также необходимо ознакомить.

Шаг 4. Получите итоговый акт служебного расследования, который создан комиссией по его завершении.
Акт представляет собой документ, оформленный коллективно, и подписанный всеми членами комиссии. При наличии у кого-то из членов разногласий с общим мнением, он может отразить своё мнение в отдельном разделе акта.

Акт служебного расследования включает данные, установленные комиссией, такие как факт дисциплинарного проступка или причинения ущерба, его характер, степень вины сотрудника, обстоятельства, повлиявшие на его действия, незаконность действий (или бездействия), размер и причины ущерба. В заключении акта указывается причинно-следственная связь между действиями (или бездействием) работника и возникшим ущербом. Также в акте прописаны меры, которые помогут избежать подобных нарушений в будущем.

Акт может быть дополнен свидетельскими показаниями, материалами инвентаризации, письменными объяснениями работников и другими документами. Важно отметить, что работник или его представитель имеют право ознакомиться со всеми материалами расследования и оспорить их в случае несогласия.

Шаг 5. Ознакомьте работника с актом служебного расследования.
Если сотрудник отказывается подписать документ, зачитайте его вслух в присутствии свидетелей и зафиксируйте это в акте.

Шаг 6. Определите степень вины работника и меру его ответственности (материальная ответственность).
Руководитель компании принимает решение по результатам рассмотрения обстоятельств случая, предыдущих инцидентов и раскаяния работника.
Мера наказания может быть дисциплинарной: замечание, выговор, увольнение. Для взыскания материального ущерба необходимо доказать наличие прямого ущерба у работодателя, противоправность действий (или бездействия) работника, причинную связь и вину работника. Если работника признали виновным в совершении преступления, взыскание материального ущерба возможно только по приговору суда.
Работодатель может принять решение о дополнительных предупредительных мерах, проведении дополнительного расследования, прекращении расследования или передаче дела в государственные органы.

Шаг 7. Издайте приказ о дисциплинарной ответственности, если его вина доказана

Шаг 8. Ознакомьте работника с приказом о привлечении его к ответственности по результатам служебного расследования.
Самая строгая мера наказания, применяемая работодателем, это увольнение сотрудника. При этом работник имеет право уволиться по собственному желанию в любой момент, включая период служебного расследования при условии уведомления за две недели.
Важно! Если в отношении работника возбуждено уголовное дело и он находится под следствием, работодатель не имеет права его уволить. Однако работник может уволиться по собственному желанию или по соглашению сторон.

Чтобы правильно оформить документы для организации служебного расследования, необходимо иметь в штате своей компании квалифицированного кадровика. Обучить его можно на курсах дополнительного профессионального образования. ЕВИДПО предоставляет более 30 курсов переподготовки и повышения квалификации по кадровому делу. 

Обучаем онлайн в кратчайшие сроки. В каких ситуациях подойдет наше обучение:

• когда нужно пройти проверку или аттестацию;
• нужно пройти очередное /внеочередное обучение персонала;
• нужно обучить новых сотрудников;
• нужно пройти повышение квалификации или освоить новую профессию для получения повышения в должности или новой работы.

Служебное расследование играет важную роль в обеспечении прозрачности и соблюдении законности в работе организаций. Оно позволяет выявить нарушения, установить ответственность и принять меры для предотвращения подобных ситуаций в будущем. Правильно проведенное служебное расследование способствует укреплению доверия к организации и поддержанию ее репутации.